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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI ANALOGICI

Notariando N.9 (marzo 2011) - Notariando N.10 (aprile 2011)

La conservazione sostitutiva può essere definita in sintesi come quel procedimento che permette di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico (tracce su carta, immagini su pellicola, nastri magnetici) digitalizzato.
Questa tipologia di processi consente di attribuire la stessa efficacia giuridica dei documenti cartacei a quelli elettronici e permette alle aziende ed alla Pubblica Amministrazione di risparmiare, ad esempio, sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione cartacea. Un risparmio particolarmente sensibile se si pensa alla documentazione che deve essere, per legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente il documento analogico vuol dire semplicemente poter sostituire quest’ultimo con il medesimo documento in formato digitale, impedendo attraverso particolari accorgimenti tecnici e giuridici, come la firma digitale e la marca temporale, che il suo contenuto o la forma usata vengano in qualche modo alterati o modificati. La firma digitale consente di risalire a chi ha creato il documento e la marca temporale di datare con certezza il momento della creazione dell’atto digitale.

Alcuni  riferimenti ‘temporali’ necessari al nostro lettore :
Legge 4 Gennaio 1968, n.15 : aveva previsto che le Pubbliche Amministrazioni come i privati potessero sostituire ai documenti ed alle scritture per le quali la conservazione è obbligatoria per legge “ la corrispondente riproduzione fotografica, anche se costituita da fotogramma negativo” .
D.Lgs. n.39/93 e Legge n.537/93 : si stabiliva che “gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti per finalità amministrative e probatorie, previsti dalla legislazione vigente, si intendono soddisfatti anche se realizzati mediante supporti ottici purché le procedure utilizzate siano conformi a regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione, di cui al D.lgs.12 Febbraio 1993 n.39”. Quest’ultima disposizione ha permesso di aggiungere all’art.2220 c.c., il comma 3, che, ad oggi ancora recita “le scritture ed i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini sempre che le registrazioni corrispondono ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali supporti”.
La facoltà di conservare i documenti mediante loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo, prevista nel citato decreto n.39, è stata ribadita nel D.P.R. n.445 del 2000, il quale, precisamente all’art.6, prevede che gli obblighi di conservazione ed esibizione di tali documenti sono soddisfatti, ai fini amministrativi sia probatori, anche se realizzati su supporto ottico, quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.
Le precedenti disposizioni sono definitivamente confluite nel D.Lgs. n.82/2005 (meglio noto come ‘Codice dell’Amministrazione Digitale’- C.A.D.) che ha introdotto nel nostro ordinamento giuridico un vero e proprio diritto per i cittadini e per le imprese a richiedere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con gli enti pubblici, ribadendo che le pubbliche amministrazioni e i privati possono conservare le proprie scritture contabili, la corrispondenza e gli altri documenti su supporti fotografici e ottici o su altri mezzi che garantiscano la conformità di tali documenti a quelli originali, sostituendo così i propri archivi cartacei con archivi ‘informatizzati’, di fatto più snelli e meno onerosi.
Arriviamo poi al passo più recente in materia di CAD con il D.Lgs. n.235/2010, già in vigore dallo scorso 25 gennaio 2011, che in alcuni punti rafforza sempre di più alcuni concetti fondamentali che possono interessare e coinvolgere l’attenzione per questa materia anche dei Notai .
Devono intendersi in tal senso  l’introduzione di concetti implementati e qui meglio definiti (cfr. art.1) come “copia per immagine su supporto informatico” (di documento analogico) e quelli di “duplicato informatico” (di documento informatico) differente da “copia informatica” (di documento informatico).
Sempre nel quadro di nuove definizioni contenute nel nuovo CAD novellato, gli artt. 15 e 16 illustrano ex novo la maggiore importanza, intesa come valore probatorio identico all’originale, che viene attribuita alle copie digitali di documenti analogici attraverso l’apposizione della firma digitale.

E ancora : in materia di firma elettronica, oltre alla firma digitale e a quella qualificata, si introduce il concetto di “firma elettronica avanzata” che modifica, aumentandola, l’incidenza di sicurezza e affidabilità della stessa.  Anche la cd. “firma semplice” si accresce in efficacia se garantita dalla firma digitale del Notaio quando fa riferimento alla “acquisizione digitale della sottoscrizione autografa” effettuata.

Prima di analizzare nel dettaglio le fasi del corretto processo di conservazione digitale dei documenti, è opportuno formulare alcune precisazioni sui termini comunemente in uso. Spesso, infatti, i concetti di archiviazione, memorizzazione e conservazione vengono utilizzati in maniera indifferenziata, tuttavia, secondo il corretto significato sia tecnico che giuridico questi termini si riferiscono a procedimenti totalmente differenti tra di loro.
Infatti la delibera Cnipa, ora DigitPA (Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione), definisce la memorizzazione come “il processo di trasposizione su un qualsiasi supporto attraverso un processo di elaborazione di documenti analogici o informatici …”, mentre parla dell’archiviazione come di quel “processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, (…) univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione”.
La conservazione sostitutiva dei documenti informatici, invece, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e si conclude con l’apposizione, sull’insieme dei documenti del riferimento temporale e della firma digitale ad opera del responsabile della conservazione che certifica, in tal modo, l’esatto svolgimento del processo.
Parlare di archiviazione elettronica dunque significa fare riferimento ad un processo che permette di agevolare la gestione documentale elettronica e che, come tale, può essere intesa  come fase ‘propedeutica’ ad un eventuale processo di conservazione sostitutiva. E’ quest’ultima, invece, che permette di rendere un documento disponibile nel tempo, salvaguardandone la sua integrità sia nella forma sia nel contenuto ed è a quest’ultimo processo che occorre riferirsi quando si intende dare valore probatorio nel tempo ad un documento che si è deciso conservare digitalmente, mantenendo, qualora si tratti di un documento rilevante ai fini tributari, la sua legittimità, ovvero la sua forza di atto giuridico, in ambito fiscale.
La conservazione sostitutiva dei documenti analogici si compie memorizzando la relativa immagine su un supporto che permette di leggere tali atti nel tempo e che garantisce l’assoluta inalterabilità nella forma e nel documento dell’atto stesso, rendendo questo documento STATICO e NON MODIFICABILE.

Il processo parte quindi con la scansione del documento analogico e l’acquisizione della relativa immagine nel computer. Questa scansione andrebbe effettuata, come vedremo, non soltanto per i documenti cartacei, ma anche per quelle tipologie di documenti ricevuti a mezzo fax, e-mail, ecc., anch’essi assimilati al documento analogico, almeno secondo recenti interpretazioni della Agenzia delle Entrate in alcune Risoluzioni. Per la memorizzazione è possibile utilizzare supporti dotati di tecnologia laser, come i dischi ottici (Cd-R, dotati di traccia non modificabile e Dvd, provvisti di notevole capacità di memorizzazione), o altri idonei supporti di memorizzazione digitale. L’unico limite è costituito dal fatto che i supporti scelti garantiscano comunque la conformità dei documenti agli originali, nonché la leggibilità del loro contenuto nel tempo.
Il processo di conservazione si conclude correttamente solo dopo aver apposto sull’insieme dei documenti la marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione, la cui funzione in questo caso è proprio quello di convalidare tutto il processo avvenuto.
Il responsabile della conservazione deve garantire anche, per eventuali controlli da parte di Autorità terze (come Agenzia delle Entrate o G.d.F., qualora si tratti di documenti fiscalmente rilevanti), la tracciabilità delle operazioni effettuate durante tutto il processo mediante una mappatura delle operazioni stesse compiute.


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