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LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Notariando N.11 (maggio 2011)

Il documento informatico è definito come la “rappresentazione informatica di atti o fatti o dati giuridicamente rilevanti” (D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82 CAD, art.1). È prodotto da un elaboratore elettronico (più semplicemente un computer), attraverso i propri dispositivi di uscita e potrà essere facilmente comprensibile a chiunque lo legga, senza l’uso di strumenti atti alla traduzione, perché il ‘linguaggio della macchina’ appartiene a tecnologie informatiche standardizzate a livello internazionale.
Anche in questo caso, per procedere correttamente al processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, occorre fare riferimento alle regole contenute nella Deliberazione CNIPA  n.11 del 2004. Nell’art.3 della delibera, CNIPA, ora DigitPA (Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione), ha affermato che la corretta conservazione del documento informatico avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e si conclude con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o sull’evidenza informatica (contenente una o più impronte dei documenti o di un insieme degli stessi) del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione che attesta la corretta esecuzione del processo.
Qualora si renda necessario trasferire uno o più documenti conservati da un supporto ottico ad un altro e qualora questo trasferimento comporti una modifica della rappresentazione digitale dei documenti, si parla di riversamento sostitutivo che si conclude anch’esso con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione.
E’ corretto confermare ancora una volta che se il documento è nato informatico questo è valido e rilevante a tutti gli effetti di legge e non richiede normalmente alcuna attestazione da parte di pubblico ufficiale (cfr. artt.20-21 D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82 CAD, così come novellati dal D.Lgs.30 dicembre 2010 n.235). E’ chiarito, infatti, nel Codice dell’Amministrazione Digitale all’art.20 che “Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’art.71, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”.
Lo stesso art.20 al novellato comma 1bis riporta che l’”idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive, qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità (…”)
Quando invece sullo stesso documento informatico è apposta la firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, questo acquisisce l’efficacia prevista dall’art.2702 C.C., ovvero, efficacia di scrittura privata e fa piena prova, fino a querela di falso, che il suo contenuto proviene da chi ha sottoscritto il documento.


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