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QUALI DOCUMENTI (NON) È POSSIBILE CONSERVARE DIGITALMENTE?

Notariando N.11 (maggio 2011) - Notariando N.12 (giugno 2011) - Notariando N.13 (luglio 2011)

Per risalire a quali tipologie di documenti non è possibile conservare digitalmente occorre prendere come riferimento le singole norme; infatti non esiste, nella pratica, un vero e proprio elenco esaustivo a cui si possa fare riferimento.
La Legge 8 Agosto 1994, in conseguenza della conversione del decreto legge 10 Giugno 1994 n.357 introduceva nell’art.2220 C.C. il comma 3, secondo cui le scritture contabili, le fatture, le lettere e telegrammi ricevuti, le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini. Tali registrazioni, continua oggi lo stesso articolo, devono essere conformi ai documenti e devono in ogni momento essere rese leggibili dallo stesso soggetto che utilizza questi supporti.

Grazie ai successivi interventi normativi e tecnici, realizzati anche allo scopo di soddisfare le necessità di semplificazione degli adempimenti fiscali per la tenuta della contabilità, il legislatore è intervenuto a più riprese sulla materia fino a quando con il sopra citato Codice dell’Amministrazione Digitale D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82 CAD (recentemente novellato dal D.Lgs.30 dicembre 2010 n.235) si è parlato di un vero e proprio diritto dei cittadini e delle imprese all’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. Seguendo questo principio generale, il numero di documenti che possono essere conservati digitalmente è di fatto notevolmente aumentato.

La Circolare 36/E dell’Agenzia delle Entrate è intervenuta a specificare maggiormente quali documenti rilevanti è possibile conservare digitalmente, annoverando fra questi le scritture contabili, i libri, i registri ed escludendo dall’applicazione delle disposizioni del CAD i soli documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie appartenenti al settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza delle Agenzie delle Dogane, ai sensi dell’articolo 2, comma 2, del decreto.
Le disposizioni del D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82 CAD e del Decreto MEF 23 gennaio 2004, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”, si applicano inoltre a tutte le dichiarazioni fiscali, alla modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio i modelli F23 e F24), alle fatture e documenti simili.
In particolare, nell’ambito di tale applicazione ricadono i libri, le scritture, i registri riportati in elenco dal D.P.R. n.600 del 1973 e dal D.P.R. n.633 del 1972, ovvero :

  1. Libro giornale e libro degli inventari;
  2. Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
  3. Le scritture ausiliarie di magazzino;
  4. Il registro dei beni ammortizzabili;
  5. Il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale (art.2424 C.C.), il conto economico (art.2425 C.C.) e la nota integrativa (art.2427 C.C.);
  6. I registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, quali ad esempio il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse;
  7. I documenti di trasporto, gli ordini ed i cedolini.

Per quanto concerne i libri, la normativa intende riferirsi , in modo implicito, anche ai libri sociali obbligatori, quali il libro dei soci, quello delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle delibere assembleari, quelle del consiglio di amministrazione e gestione, del Collegio Sindacale, degli strumenti finanziari. Nonostante per alcuni di tali libri sia rimasto in vigore l’obbligo di vidimazione, l’Agenzia delle Entrate, con la citata Circolare 36/2006, è intervenuta con un’innovativa interpretazione affermando, in linea con il cammino evolutivo dell’e-government, che le nuove modalità di tenuta dei registri in formato digitale impongono che gli stessi non possano essere sottoposti a vidimazione, nemmeno per quanto riguarda quelli per i quali questo obbligo è ancora previsto.
Le modalità di conservazione del Libro Matricola e del Libro paga, per i quali la precedente Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.45/E del 2005 aveva previsto l’intervento del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, sono state definite nel D.M. n.112/2008, che ha unificato i due libri nel cosiddetto Libro Unico del Lavoro.  La Circolare n.20 del 2008 del Ministero del Lavoro ha quindi “precisato ulteriormente che i documenti informatici che compongono il libro unico del lavoro devono avere la forma di documenti statici e non modificabili e devono essere emessi,al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica”.

Con l’intervento del Ministero del Lavoro, dunque, il processo di conservazione sostitutiva dei documenti può dirsi completo. Restano ‘non dematerializzabili’ per espressa disposizione normativa, ad oggi, solo i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie appartenenti al settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle Dogane, ai sensi dell’articolo 2, comma 2, del CAD.

Ma occorre fare attenzione perché il divieto di digitalizzazione opera solo con riferimento ai documenti che costituiscono la base dell’obbligazione tributaria collegata alle imposte di consumo ed alle accise e non anche a tutti i documenti che, pur riportando l’ammontare dell’imposta, hanno solo il ruolo di controllo o recupero dell’imposta su terzi. In effetti, come ha avuto modo di chiarire la Circolare 5/D del 2005 dell’Agenzia delle Dogane, i documenti commerciali emessi per l’addebito dei corrispettivi relativi alle somministrazioni indicate nell’art.1 del D.M.24/10/2000 n.370, non rientrano nell’esclusione prevista dall’art.2, comma 2 del D.M. in oggetto e pertanto non esistono motivi che impediscano la loro conservazione secondo le regole. Nell’ambito dell’esclusione restano invece la dichiarazione annuale di consumo e i documenti di accompagnamento per beni soggetti ad accisa (es. DAS).
In realtà si conferma che non esiste un elenco completo ed esaustivo che permetta agli operatori di comprendere esattamente quali sono i documenti che non è possibile portare in conservazione sostituiva mentre, all’opposto, conosciamo con certezza il nutrito elenco per i quali la conservazione sostitutiva è possibile.
Tuttavia, a seguito dell’intervento normativo del CAD (DL n.185/2008) già nell’anno 2008 è stato sviluppato il principio generale secondo il quale si può conservare digitalmente ogni documento analogico generale (anche unico) a cura del detentore dei documenti.
Le integrazioni sopravvenute con il Decreto Legislativo n.235 del 30 dicembre 2010 (G.U. n.6 del 10 gennaio 2011 – S.O. n.8), che ha novellato il CAD, sono, al riguardo del tutto esplicite, con il comma 5bis all’art.20, che recita: “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell’articolo 71”.
Il comma 3-ter introdotto novellando l’art.22 del CAD aggiunge tuttavia che “Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure,in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico”.
La relazione illustrativa del CAD novellato precisa che, accogliendo una richiesta del Parlamento, il termine di adozione del suddetto DPCM è fissato in 12 mesi, dunque circa entro la fine del corrente anno sarà possibile distruggere tutti i documenti cartacei conservati digitalmente che non rientrino nelle tipologie in esso specificate.
Il principio generale è dunque ampiamente stato enunciato e la strada alla dematerializzazione ormai consolidata.

Ovviamente se il documento nasce come informatico il problema della sua digitalizzazione non si pone, anzi, la sua conservazione in digitale a cura del Responsabile della conservazione diviene un percorso obbligatorio.



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